Diário da Justiça do Estado do Paraná – Resolução n.º 307-OE, de 30 de agosto de 2021 – Altera a Resolução nº 106/2014-OE para dispor sobre o Programa de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário do Estado do Paraná

Observadas as normas do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname e seus instrumentos, de que trata a Resolução nº 324/2020, do Conselho Nacional de Justiça – CNJ.

O TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO PARANÁ, por seu ÓRGÃO ESPECIAL, no uso de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO a Resolução nº 324, de 30 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça, que institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname;

CONSIDERANDO o contido no procedimento SEI! Nº 0065116-76.2020.8.16.6000.

R E S O L V E:

Art. 1º Esta Resolução altera a Resolução nº 106 – OE, de 26 de maio de 2014, para dispor sobre o Programa de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário do Estado do Paraná.

Art. 2º A Resolução nº 106/2014, passa a vigorar com as seguintes alterações:

“Art. 1º Esta Resolução estabelece o Programa de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário do Estado do Paraná, observadas as normas do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname e seus instrumentos, de que trata a Resolução nº 324, de 30 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça – CNJ.

• 1º O Programa de Gestão Documental e Memória do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná será conduzido pelo Departamento de Gestão Documental do Tribunal de Justiça, com efetiva participação da Comissão Permanente de Avaliação Documental – CPAD.

…………………………………………………………………………………..” (NR)

“Art. 2º Para fins desta Resolução, compreendem-se:

I – Gestão Documental como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos recebidos e tramitados pelos órgãos do Poder Judiciário no exercício das suas atividades, inclusive administrativas, independentemente do suporte de registro da informação; e

II – Gestão da Memória como o conjunto de ações e práticas de preservação, valorização e divulgação da história contida nos documentos, processos, arquivos, bibliotecas, museus, memoriais, personalidades, objetos e imóveis do Poder Judiciário, abarcando iniciativas direcionadas à pesquisa, à conservação, à restauração, à reserva técnica, à comunicação, à ação cultural e educativa.” (NR)

“Art. 3º ……………………………………………………………………..

Parágrafo único. Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental analisar a atribuição da etiqueta de “Documento de Relevância do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná” (NR)

“Art. 4º É de responsabilidade de magistrados e servidores, com o apoio técnico das unidades de gestão documental, no âmbito de suas atribuições, a correta aplicação das normas e dos procedimentos previstos no Programa de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário do Estado do Paraná.” (NR)

“Art. 5º São instrumentos do Programa de Gestão Documental e Memória do Tribunal de Justiça do Paraná:

1. a) os sistemas informatizados de gestão de documentos e processos administrativos e judiciais, bem como os metadados desses sistemas, essenciais à identificação do documento institucional de forma inequívoca em relação a quaisquer outros documentos;

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

1. i) o Manual de Gestão da Memória do Poder Judiciário – Anexo VIII;
2. j) a Tabela de Grupo Classe/Assunto para Guarda Permanente – Parte Integrante do Anexo I;

• 1º Todos os instrumentos estão disponíveis no portal do Tribunal de Justiça do Paraná (www.tjpr.jus.br) e serão atualizados ou alterados, sempre que necessário.
• 2º A destinação de guarda permanente dos documentos, determinada em tais instrumentos, deverá ser compatível com aquela estabelecida pelo Proname.” (NR)

“Art. 6º Os órgãos do Poder Judiciário Estadual devem observar os princípios e diretrizes das normas de Gestão Documental e de Gestão de Memória definidas no Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname:

I – a garantia de acesso a informações necessárias ao exercício de direitos;

II – a promoção da cidadania por meio do pleno acesso ao patrimônio arquivístico, bibliográfico, museográfico, histórico e cultural gerido e custodiado pelo Poder Judiciário;

III – a produção da narrativa acerca da história do Poder Judiciário e a consequente difusão e consolidação da imagem institucional;

IV – intercâmbio e interlocução com instituições culturais e protetoras do patrimônio histórico e cultural, bem como da área da ciência da informação;

V – a interface multidisciplinar e convergência dos saberes ligados às áreas da memória, da história e do patrimônio com aquelas da Museologia, da Arquivologia, do Direito, da Gestão Cultural, da Comunicação Social e da Tecnologia da Informação;

VI – a guarda de documentos ou informações necessários à extração de certidões acerca do julgado, na hipótese de eliminação de autos;

VII – a manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro e a implementação de estratégias de preservação desses documentos desde sua produção e durante o período de guarda definido;

VIII – a classificação, avaliação e descrição documental mediante a utilização de normas, planos de classificação e tabelas de temporalidade documental padronizadas, visando à preservação das informações indispensáveis à administração das instituições, à memória nacional e à garantia dos direitos individuais e coletivos;

IX – a manutenção da cadeia de custódia ininterrupta, visando à garantia dos requisitos arquivísticos e à presunção de autenticidade de documentos e processos administrativos e judiciais digitais;

X – a padronização das espécies, tipos, classes, assuntos e registros de movimentação de documentos e processos;

XI – a adoção de critérios de transferência e de recolhimento dos documentos e processos das unidades administrativas e judiciais para a unidade de gestão documental;

XII – a garantia de fidedignidade, integridade e presunção de autenticidade no caso de reprodução ou reformatação de documentos arquivísticos físicos e digitais;

XIII – a capacitação e orientação de magistrados e de servidores dos órgãos do Poder Judiciário sobre os fundamentos e instrumentos do Proname;

XIV – a adoção de modelos de requisitos para produção e manutenção de documentos arquivísticos digitais autênticos, a exemplo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos – MoReq-Jus;

XV – a constituição de unidades de Gestão Documental e de Gestão da Memória, assim como da Comissão Permanente de Avaliação Documental – CPAD;

XVI – o fomento às atividades de preservação, pesquisa e divulgação da história do Poder Judiciário e da história nacional ou regional por meio de criação de museus, memoriais, espaços de memória ou afins, assim como de divulgação do patrimônio contido nos arquivos judiciais.” (NR)

“Art.7º………………………………………………………………………

• 1º Os documentos institucionais de que trata o caput deste artigo são classificados como:

I – correntes: aqueles que estiverem em tramitação, ou que, até sem movimentação, constituírem objeto de consultas frequentes;

II – intermediários: aqueles que, por conservarem ainda algum interesse jurisdicional ou administrativo, mesmo não sendo de uso corrente pelas áreas emitentes, estiverem aguardando eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

III – permanentes: aqueles de valor histórico, probatório e informativo, que devam ser definitivamente preservados no suporte em que foram criados.

• 2º As qualidades essenciais do documento institucional são: organicidade, unicidade, confiabilidade, integridade, autenticidade, não repúdio, tempestividade e publicidade – quando não submetido a sigilo. (NR)

“ Art. 8º ……………………………………………………………….…….

• 1º ………………………………………………..…………………………

………………………………………………………………………………

1. d) o inteiro teor de petições iniciais, sentenças, decisões de julgamento parcial de mérito, decisões terminativas, acórdãos e decisões recursais monocráticas armazenados no suporte em que foram criados, seja físico ou digital, respeitando, também, sua forma e formato;
2. e) todas as ações criminais com provimento final condenatório, bem como as tramitadas perante os juizados especiais criminais com provimento final de transação;
3. f) as ações criminais, independentemente de seu resultado, que versem sobre crimes inafiançáveis e imprescritíveis, resultantes de preconceito de raça, de cor e contra a segurança nacional e a ordem política e social;
4. g) as ações civis públicas e coletivas, populares, de improbidade administrativa, opções de nacionalidade, naturalização e usucapião;
5. h) as ações que versem sobre matérias que envolvam os fundamentos da República Federativa (soberania, cidadania e dignidade da pessoa humana), Direito Ambiental, intervenção do Estado na propriedade (desapropriações, privatizações, limitação administrativa, ocupação temporária, requisição de bem particular e servidão administrativa), direitos de comunidades indígenas e quilombolas, direitos humanos e tratados internacionais;
6. i) os processos em que forem suscitados Incidente de Uniformização de Jurisprudência, Arguições de Inconstitucionalidade, Assunção de Competência e aqueles que constituírem precedentes de Súmulas, Recurso Repetitivo e Demandas Repetitivas, o que deverá ser anotado nos sistemas processuais do Tribunal;
7. j) os processos nas condições acima (f, g, h e i) serão objeto de anotação na tabela de temporalidade quando constituírem classes ou assuntos próprios. Em caso contrário, deverão ser indicados pelos órgãos julgadores às instâncias de origem, para fins de anotação nos sistemas processuais;
8. k) documentos e processos administrativos e judiciais protocolados durante o período de 1891 a 1940;
9. l) outros documentos classificados como de guarda permanente nos instrumentos previstos nas alíneas “b” e “c” do art. 5º desta Resolução;
10. m) os documentos e os processos administrativos ou judiciais de valor secundário reconhecido pela CPAD do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná de ofício ou a partir de requerimento fundamentado formulado por magistrado ou entidade de caráter histórico, cultural e universitário;
11. n) o inteiro teor dos acordos homologados quando não reproduzidos na decisão de homologação;
12. o) as peças processuais indispensáveis à compreensão do julgado, quando os documentos mencionados na alínea “d” deste parágrafo não permitirem a expedição de certidão explicativa (ou narrativa);
13. p) os metadados, assim compreendidos como dados estruturados e codificados, necessários à expedição de certidão sobre o conteúdo da decisão transitada em julgado;
14. q) os documentos e os processos da amostra estatística representativa do conjunto documental destinado à eliminação;
15. r) os acervos de processos e documentos gravados pelo programa Memória do Mundo – MOW da UNESCO;
16. s) os documentos e os processos relacionados aos principais eventos históricos do Estado do Paraná, comarcas e municípios do Poder Judiciário Paranaense.

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• 4º Os documentos mencionados no § 1º, alíneas “a”, “b” e “c”, quando criados em meio digital deverão ser arquivados em banco de dados confiável do Tribunal de Justiça, imediatamente após a sua produção ou, quando for o caso, logo depois da certificação de sua publicação.
• 5º Os documentos mencionados no § 1º, alíneas “a”, “b” e “c”, que eventualmente venham a ser criados em meio físico serão encaminhados às unidades responsáveis pelo arquivamento no Departamento de Gestão Documental imediatamente após a sua produção ou, quando for o caso, logo depois da certificação de sua publicação.
• 6º Os documentos relacionados no § 1º, alínea “d”, referentes a processos não selecionados para guarda permanente, serão retirados dos autos e terão guarda permanente no suporte em que foram criados.
• 7º É vedada a eliminação de documentos e processos de guarda permanente, mesmo após microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução ou reformatação.” (NR)

“Art. 9º Os documentos administrativos e os autos de ações judiciais transitadas em julgado e definitivamente arquivados no âmbito da Justiça Estadual de 1º e 2º graus serão avaliados, para fins de guarda ou eliminação, segundo os critérios previstos nos instrumentos definidos nos art. 5º e 8º desta Resolução.

Parágrafo único. As ações judiciais transitadas em julgado serão definitivamente arquivadas, quando não necessitarem de nenhuma diligência do juízo processante, da secretaria da unidade judiciária respectiva e de terceiros designados para atuar na lide ou eventualmente alcançados pelo julgado, conforme Lista de Verificação para Baixa Definitiva de Autos.” (NR)

“Art. 9º-A A avaliação é entendida como a análise dos documentos e processos judiciais e administrativos, desde sua produção, com a finalidade de estabelecer os prazos de guarda e destinação final, sob orientação da CPAD e do Departamento de Gestão Documental, de acordo com a atribuição de valores primários e secundários.

• 1º Valor primário é aquele relacionado à significância jurídica, administrativa ou financeira atribuída em função do interesse para as partes litigantes ou para o respectivo tribunal que os autos ou documentos tenham.
• 2º Valor secundário é aquele atribuído aos documentos e autos judiciais ou administrativos, em função do interesse que possam ter para a sociedade ou para a instituição, respectivamente, em virtude de suas características históricas ou informativas.
• 3º Finda a avaliação e observados os procedimentos estabelecidos nesta Resolução, poderá haver eliminação de documentos destituídos de valor secundário.” (NR)

“Art. 10. É facultada a formulação de proposta fundamentada à Comissão Permanente de Avaliação Documental de guarda definitiva de processo judicial ou administrativo, cuja matéria seja considerada de grande valor para a sociedade ou para a instituição.

• 1º Poderão apresentar a proposta:

1. a) os magistrados nos processos em que atue;
2. b) os integrantes da Cúpula Diretiva do Tribunal de Justiça;
3. c) os Diretores dos Fóruns e o Secretário do Tribunal de Justiça, quando se tratar de processo administrativo;
4. d) as entidades de caráter histórico, cultural e universitário.

• 2º A Comissão Permanente de Avaliação Documental, da instituição, deliberará sobre a existência de valor secundário na documentação.
• 3º Uma vez aprovada pela CPAD o documento receberá a etiqueta de “Documento de Relevância do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná”. (NR)

“Art 13. ………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………….

• 4º Será preservada uma amostra representativa, extraída do universo dos autos judiciais findos, destinados à eliminação com base na fórmula estatística mencionada na alínea “g” do art. 5º desta Resolução.

……………………………………………………………..” (NR)

“Art. 13-B A critério da Presidência do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná poderá ser estabelecido convênio com órgãos ou entidades de caráter histórico, cultural e universitário, para auxílio nas atividades de gestão documental, sob coordenação e supervisão da CPAD e do Departamento de Gestão Documental.

• 1º Tais convênios terão por objeto o tratamento, a disponibilização de acesso, a descrição do acervo e a difusão da informação contida na documentação judicial, sendo vedada a transferência das funções inerentes à gestão e à avaliação documental.
• 2º O tratamento, a descrição e a divulgação do acervo deverão atender aos critérios de respeito à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem das pessoas, bem como às liberdades e às garantias individuais.
• 3º É vedada a transferência da guarda permanente da documentação, admitindo-se apenas a custódia temporária de documentos para atendimento do objeto do convênio, pelo prazo máximo de cinco anos.
• 4º Findo o prazo máximo previsto no § 3º deste artigo, a documentação em cedência deverá ser devolvida ao órgão produtor correspondente, que concluirá sua destinação, salvo na hipótese de ser firmado novo convênio.” (NR)

“Art. 14. …………………………………………………….……………….

……………………………………………………………………………….

• 3º Não havendo interesse das partes os documentos poderão ser entregues às entidades previstas no artigo 13-B desta Resolução.”

“Art. 15. ……………………………………………………………………

• 1º A destruição de documentos institucionais realizar-se-á por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.
• 2º A eliminação dos documentos deverá ocorrer com supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento.” (NR)

“Art. 17. ……………………………………………………………………..

• 1º Os sistemas informatizados que produzem documentos arquivísticos atenderão requisitos e metadados definidos em território nacional pelos modelos de requisitos para produção e manutenção de documentos arquivísticos digitais autênticos, a exemplo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário – Moreq-Jus, de que trata a Resolução CNJ nº 91, de 29 de setembro de 2009.
• 2º Para fins de preservação digital será adotado repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), desenvolvido como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo, bem como promulgarão a Política de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais.” (NR)

“Art. 18. …………………………………………………………………….

• 1º O Departamento de Tecnologia da Informação e Comunicação apoiará e prestará assessoramento à CPAD, ao Departamento de Gestão Documental, à Corregedoria-Geral da Justiça e à Secretaria do Tribunal de Justiça, na gestão de documentos eletrônicos, especialmente no que se refere ao recebimento, avaliação, destinação, guarda e acesso aos documentos digitais.

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…..

• 5º As unidades arquivísticas são responsáveis pela gestão documental, especialmente no que se refere ao recebimento, à avaliação, à destinação, à guarda e ao acesso aos documentos digitais.” (NR)

“Art. 19. Os documentos que forem transcritos para suporte digital, mediante certificação por assinatura digital emitida por autoridade certificadora credenciada, terão o mesmo valor dos originais, observando-se o disposto na Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006.

………………………………………………………………………..” (NR)

“ IV – DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

Art. 23. Será instituída Comissão Permanente de Avaliação Documental – CPAD no âmbito do Tribunal de Justiça com as seguintes atribuições:

I – propor instrumentos arquivísticos de classificação, temporalidade e destinação de documentos e submetê-los à aprovação da autoridade competente;

II – orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação;

III – identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;

IV – analisar os editais de eliminação de documentos e processos da instituição e aprová-los; e

V – realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do Proname sobre questões relativas à Gestão Documental e à Gestão da Memória.

Parágrafo único. Compete à CPAD acompanhar a política de gestão documental do tribunal e participar das decisões afetas à manutenção do acervo, modernização e automatização dos arquivos regionais e central.

Art. 24. A Comissão Permanente de Avaliação Documental – CPAD deve ser integrada, no mínimo, por:

I – um servidor responsável pela unidade de gestão documental;

II – um servidor responsável pelas atividades de Memória da instituição;

III – um servidor do Departamento de Tecnologia da Informação e Comunicação;

IV – um servidor graduado em curso superior de Arquivologia ou, na falta deste, um servidor graduado em curso superior de Biblioteconomia;

V – um servidor graduado em curso superior de História; e

VI – um servidor graduado em curso superior de Direito.

• 1º A critério da comissão, serão convidados a integrá-las servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação, podendo ser substituídos após a conclusão dos trabalhos relativos às respectivas unidades ou áreas de conhecimento.
• 2º A coordenação da CPAD será, preferencialmente, exercida por magistrado com experiência em gestão documental ou gestão de memória.
• 3º As deliberações da CPAD serão tomadas pelo voto da maioria simples de seus membros, e serão lavradas em ata. Em caso de empate, prevalecerá o voto do coordenador.” (NR)

“V – DA GESTÃO DA MEMÓRIA

Art. 25. Constituem princípios e diretrizes da política de Gestão da Memória do Poder Judiciário do Estado do Paraná, além dos definidos Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname e no Art. 6º desta Resolução:

I – favorecimento do uso de novas tecnologias digitais para ampliar a dimensão informativa dos acervos;

II – compartilhamento de técnicas das ciências da Informação, Arquivologia, Biblioteconomia, Museologia, História, Antropologia e Sociologia para agregar valor informativo sobre a instituição e seu papel na sociedade;

III – colaboração e interação entre as unidades de Memória e de Arquivo;

IV – promoção de iniciativas de preservação do patrimônio arquivístico, mobiliário e imobiliário de caráter histórico e cultural do Poder Judiciário e respectiva divulgação;

V – promoção de encontros e seminários para intercâmbio de experiências;

VI – registro e divulgação de boas práticas no sítio eletrônico do Tribunal de Justiça.

Art. 26. Cabe a Comissão de Preservação da Memória do Poder Judiciário Paranaense coordenar a política de Gestão da Memória da instituição de acordo com a presente Resolução, Em conformidade com os Manuais de Gestão da Memória e Gestão Documental do Poder Judiciário e preceitos do Proname.

• 1º A Comissão de Preservação da Memória compete:

I – aprovar critérios de seleção, organização, preservação e exposição de objetos, processos e documentos museológicos, arquivísticos ou bibliográficos, que comporão o acervo histórico permanente e reserva técnica do Museu da Justiça;

II – fomentar a interlocução e a cooperação entre as áreas de Arquivo, Museu da Justiça, Biblioteca e Gestão Documental;

III – promover intercâmbio do conhecimento científico e cultural com outras instituições e programas similares; e

IV – coordenar a identificação e o recebimento de material que comporá os acervos físico e virtual de preservação, bem como a divulgação de informações relativas à Memória institucional.

• 2º A Comissão de Preservação da Memória poderá requisitar servidores e o auxílio da CPAD para o exercício de suas atribuições.

Art. 27. Os ambientes físico e virtual do Museu da Justiça e demais ambientes que venham a ser criados são destinados a preservação e divulgação de informações relativas à memória, produzidas ou custodiadas pelo órgão, de caráter informativo, educativo e de interesse social.

• 1º O ambiente virtual mencionado no caput será veiculado em espaço permanente do sítio eletrônico do TJPR.
• 2º O acervo digital relacionado à memória institucional será preservado em Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq, com interoperabilidade de pacotes informacionais.” (NR)

“VI – (revogado)

Art. 27. Revogado

Art. 28. Revogado” (NR).

“Art. 33. Os casos omissos serão dirimidos pela Presidência do Tribunal de Justiça, ouvidos previamente a Comissão Permanente de Avaliação Documental – CPAD e o Departamento de Gestão Documental do Tribunal de Justiça.” (NR)

Art. 3º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 4º Revoga-se o capítulo VI da Resolução nº 106 – OE, de 26 de maio de 2014.

Curitiba, 30 de agosto de 2021.

Des. JOSÉ LAURINDO DE SOUZA NETTO

Presidente do Tribunal de Justiça do Estado do Paraná

Estiveram presentes à sessão os Excelentíssimos Senhores Desembargadores e as Excelentíssimas Senhoras Desembargadoras: José Laurindo de Souza Netto, José Augusto Gomes Aniceto (substituindo o Des. Ruy Cunha Sobrinho), Carvílio da Silveira Filho, Robson Marques Cury, Maria José de Toledo Marcondes Teixeira, Jorge Wagih Massad, Sônia Regina de Castro, Rogério Luís Nielsen Kanayama, Lauro Laertes de Oliveira, Paulo Roberto Vasconcelos, Arquelau Araujo Ribas, Antonio Renato Strapasson, Vilma Régia de Ramos Rezende, Paulo Cezar Bellio (substituindo o Des. Mário Helton Jorge), Luiz Osório Moraes Panza, Lenice Bodstein, Astrid Maranhão de Carvalho Ruthes, Luiz Cezar Nicolau, José Sebastião Fagundes Cunha (substituindo o Des. Fábio Haick Dalla Vecchia), Ana Lúcia Lourenço, Fernando Ferreira de Moraes.

Fonte: Diário da Justiça do Estado do Paraná